O autor responsável (ou correspondente) submete o trabalho ao SBMSB por meio do sistema online de submissão do evento.
A secretaria do evento verifica se o trabalho atende aos requisitos descritos nas Diretrizes para Autores. Nesta etapa, a qualidade científica do trabalho ainda não é avaliada.
A Coordenação Científica avalia o trabalho quanto ao escopo do evento, originalidade e relevância. Trabalhos podem ser recusados nesta fase.
Caso aplicável, um Coordenador de Área é designado para conduzir o processo de revisão por pares.
O coordenador de área convida pareceristas qualificados para revisar o trabalho, enviando convites adicionais se necessário até atingir o número mínimo — normalmente dois revisores.
Os pareceristas convidados analisam o convite considerando sua área de expertise, conflitos de interesse e disponibilidade. Podem aceitar ou recusar; caso recusem, podem sugerir outros avaliadores.
O parecerista lê o trabalho cuidadosamente, registrando observações detalhadas. O parecer inclui uma recomendação: aceitar, revisar (maior ou menor) ou rejeitar.
O coordenador de área avalia todos os pareceres recebidos antes de tomar a decisão final. Em caso de divergências significativas, um novo parecerista pode ser convidado.
O autor recebe a decisão acompanhada dos comentários dos pareceristas. Em modelo de revisão simples-cega ou dupla-cega, a identidade dos pareceristas permanece oculta; em modelo aberto, a identidade é informada.
Trabalhos aceitos seguem para a preparação final dos anais. Em caso de revisão ou rejeição, os comentários dos pareceristas são enviados ao autor para aprimoramento. Caso haja revisão solicitada, o trabalho poderá retornar ao(s) mesmo(s) parecerista(s), exceto quando se tratar apenas de ajustes menores, que podem ser avaliados pela coordenação científica.